Това разказа пред Здравен Навигатор Вилия Желязкова, Управител на фирма „ВАСТЕЛС-България“.

Вашата фирма от дълги години се занимава с организиране на медицински събития. Ако трябва да се върнете малко към историята, бихте ли разказали как започнахте и как се организираха нещата преди години?

Фирма „ВАСТЕЛС-България“ е специализирана за организиране на конгресни и фирмени мероприятия, както и бизнес пътувания в страната и чужбина. В България фирмата съществува от 23 години, а в Европа – вече 67 години. Фирма „ВАСТЕЛС-България“ е регистрирана в началото на далечната 1994 г, като първият офис в България отваря врати през декември 1995 г. Началото е трудно, динамично, с много ентусиазъм и хъс за работа, за да докажем колко много може да се предложи на Негово Величество клиента. Стартирането на фирмата в България е с общ брой служители - трима души, включително Управителя.

Във времето: Дейността на ВАСТЕЛС-България значително се разви, като обхват, като размах и разнообразие на предлаганите услуги; Броят на клиентите прогресивно нарасна; Увеличи се съответно и персоналът на ВАСТЕЛС-България.

Да използваме и повода – едно от събитията, което организирате всяка година – срещата на педиатрите и общопрактикуващите лекари на Слънчев бряг, месец май. Разкажете малко повече за историята на това събитие.

Конкретното събитие го организираме от 2003 година, т.е. вече петнадесет години, като тази година успешно протече Деветнадесета Национална конференция на ОПЛ и педиатри с международно участие с близо 800 делегати. Видно е, че събитието във времето много се разрасна. При нас всичко започна с поръчка за подготовка и провеждане на Конференцията от страна на тогавашния Председател на Организационния комитет на Конференцията – доц. д-р Илия Калев. Така ВАСТЕЛС пое отговорността за организацията на тази научна проява, след което в годините, при следващия Председател - проф. д-р Переновска, Конференцията се разви и от събитие, в което участваха около 200 делегати, се превърна в събитие с четирикратно по-голям брой участници. Във времето, пропорционално на делегатите, нарастваше както броя на фирмите спонсори, така и лекторите от страната и чужбина, желаещи да бъдат част от тази значима научна проява.

В повечето големи медицински събития участниците намират добра организация и пр., зад това обаче стои доста работа и специфика, която те не виждат. Какво е важно да се знае?

За да се организира и проведе едно събитие добре, първото условие е да има достатъчно време за неговата подготовка, т.е. да не се заявява в последния момент и да се налага да се прави набързо. Подобни заявки отправени към ВАСТЕЛС се налага любезно да отклонявам и отказвам. Второто, което е много важно, всичко да се „огледа“ и „изпипа“ в детайл.

Казахте – да се организира на време. Какъв е периодът, в който трябва да се заяви организацията на едно събитие?

Колкото по-голямо е конкретното събитие, толкова по-рано трябва да бъде заявено, тъй като в тези случаи участниците от всички категории /лектори, делегати, спонсори/ са много повече. Това определя реалната възможност на всички участници да се обърне детайлно и индивидуално внимание в процеса на подготовка. Едно голямо събитие се подготвя минимум 6-8 месеца, а когато е от ранга на тази конференция – минимум година.

Да кажете няколко думи и за екипа.

Екипът е много важен и от първостепенно значение определящ за качествената подготовка и съответно успешното провеждане на всяко събитие. В годините броят на служителите ни плавно нараства, заедно с броя на мероприятията и количеството делегати, които участват в тях.

По принцип, за събития от ранга на Националната конференция за педиатри и общопрактикуващи лекари, се налага обслужване на място от минимум 10-12 служители на ВАСТЕЛС, за да могат да се обхванат всички точки, в които участниците трябва да бъдат обслужени и да им се окаже съдействие и „проследяване“ на услугите, които се осъществяват от страна на нашите доставчици – хотели, ресторанти, транспортни фирми и т.н.

Организирате медицински събития с различни дружества. Какво е важно да знаят ръководителите на дружествата, когато се пристъпва към организирането на едно събитие.

Важно е да има непрекъсната комуникация между Организационния комитет от страна на лекарите и служителите на фирмата ни, за да могат да бъдат навременно уточнявани в процеса на подготовка всички въпроси и казуси. По този начин всичко предварително ще бъде изяснено, при нужда - коригирано и съответно подготвено, като на мястото на мероприятието остава само клиентите да бъдат посрещнати с усмивка и да им бъдат предоставени заявените от тях услуги в очакваните от тях количество и качество.

Как подбирате местата, където провеждате събитията?

Когато получим заявка от страна на съответно лекарско дружество, според това какви са очакванията на Организационния комитет /бюджет, брой делегати, брой активности за всяка категория от участниците и др./ се изготвя, при възможност, многовариантна оферта. В България, колкото и да е странно, за големи събития от ранга на Националната конференция на ОПЛ и педиатри има не повече от десетина възможни локации, които могат да бъдат адекватен домакин на подобно събитие – три-четири в София и няколко в провинцията. След одобрение от страна на Организационния комитет на място за провеждане и конкретни услуги от предложената оферта се преминава към договорирането с нашите доставчиците и последваща подготовка на информационните материали към участниците в събитието /лектори, гости, делегати, фирми спонсори/. Впоследствие се продължава с разпространяване на информацията към заинтересованите клиенти, регистрацията им и съответни уточнения с тях относно престоя им по време на събитието.

Това, което прави впечатление, че използвате различни методи на регистрация.

В последните 3-4 години разполагаме с софтуерен продукт, създаден за нуждите на ВАСТЕЛС-България, позволяващ автоматизация в много точки на процеса на подготовка и провеждане на всяко конгресно събитие. Желанието ми е този продукт да намери максимално приложение в нашата работа, за да може да направим максимални улеснения за информираност и предварителна регистрация на клиентите и съответно приятен и безпроблемен престой на клиентите по време на самото протичане на събитието. В тази връзка, стремежът ми е софтуерната разработка да следи и да се развива през следващите години, съобразно промените в изискванията, очакванията и нуждите на клиентите.

Този сайт използва бисквитки (cookies)
Прочети повече